Dans tous les secteurs d’activité, l’outil informatique est inévitable. Par ailleurs, les services de messagerie électronique sont désormais utilisés par toute la population. Absolument toutes les tranches d’âge ont recours aux e-mails pour différents motifs. Étant donné la densité des informations qui circulent, il est alors devenu important de démarquer les e-mails professionnels. Dans le milieu de l’enseignement, un service de courriel a spécialement été mis en place pour les professionnels académiques afin de leur offrir une meilleure organisation des correspondances. Il s’agit de Convergence. Vous en saurez davantage sur le Webmail Convergence Montpellier, le service courriel destiné aux enseignants et aux personnels de l’Académie de Montpellier.
Présentation de la messagerie convergence de Webmail Montpellier
Un service de messagerie pour les professionnels de l’éducation
Étant un outil simple et pratique, la messagerie académique Convergence Montpellier a été créée à l’intention des agents de l’Académie. Comme l’enseignement constitue un champ d’activités en constante animation et en perpétuelle évolution, il s’est avéré important d’offrir aux personnels académiques cet outil efficace permettant de gérer les courriels professionnels et de rester en contact avec l’ensemble des acteurs de l’Education Nationale. Le service propose toutes les fonctionnalités habituelles d’une boîte e-mail, ainsi que quelques fonctions plus spécifiques.
L’envoi, la réception et le stockage des messages
Le Webmail convergence montpellier se présente sous l’apparence habituelle des services de messagerie. À gauche de l’écran principal sont superposées deux zones. La zone supérieure gauche affiche les dossiers habituels d’une boîte e-mail, à savoir : la boîte de réception, la corbeille, les e-mails envoyés, les brouillons, les archives, ainsi que les dossiers éventuels créés par l’utilisateur selon son organisation. La zone inférieure gauche donne accès aux fonctions supplémentaires telles que le calendrier, le carnet d’adresses et les options. Dans la partie principale de l’écran sont disposées une première zone qui affiche la liste des e-mails et une seconde zone qui présente le contenu de l’e-mail sélectionné. Étant simple et lisible, cet écran permet l’envoi, la réception et le stockage des messages.
Le calendrier
En cliquant sur « Calendrier » dans la zone inférieure gauche, on obtient la fonction en question. L’écran correspondant au calendrier permet la gestion et la création efficaces de divers évènements et tâches. Il permet en quelques clics d’afficher chaque évènement, son contenu, sa date, son horaire et son éventuelle récurrence. Le calendrier est une fonction essentielle à la bonne organisation de l’emploi du temps de l’utilisateur.
Le carnet d’adresses
En cliquant sur « Carnet d’adresses » dans la zone inférieure gauche, on a accès à la fonction de gestion des contacts et adresses. Le carnet permet d’y stocker la liste des contacts professionnels et éventuellement personnels, classés par catégories, selon les besoins de l’utilisateur. En cliquant sur un contact, vous obtiendrez les informations y afférentes. De plus, vous avez la possibilité d’envoyer directement un courriel à un contact ou un groupe de contacts depuis l’écran du carnet d’adresses.
Qui peut se connecter à convergence Montpellier ?
Convergence Montpellier est destiné aux personnels de l’Académie de Montpellier, soit la région Occitanie Est. Cette messagerie est donc dédiée aux agents académiques des départements de :
- l’Aude ;
- le Gard ;
- l’Hérault ;
- les Pyrénées Orientales ;
- la Lozère.
Ce service de messagerie est spécialement conçu pour faciliter les échanges professionnels entre les acteurs académiques et les institutions. Ces derniers incluent les enseignants et professeurs, mais également par la DSDEN, le rectorat, les établissements, l’inspection de l’Education Nationale, le Réseau Canopé et autres.
Comment se connecter à webmail convergence Montpellier ?
Au début de chaque année académique, les enseignants et les autres agents académiques obtiennent chacun une adresse e-mail institutionnelle, un nom d’utilisateur (généralement composé du prénom ou d’une lettre du prénom, suivi du nom) et un mot de passe. Ces éléments sont indispensables pour se connecter à la messagerie convergence montpellier, à partir d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette. Pour exploiter votre Webmail, il est aussi possible d’utiliser un navigateur ou un client de messagerie.
Se connecter à partir d’un navigateur
Depuis n’importe quel navigateur Web, allez à la page d’authentification de la messagerie Convergence Montpellier, dont l’adresse sécurisée est https://webmail.ac-montpellier.fr. Saisissez dans les champs correspondants votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Il est à noter que pour les enseignants, l’identifiant est le même que sur I-Prof et le mot de passe par défaut lors de la première connexion est le NUMEN. Ce dernier devra ensuite être changé par un mot de passe personnalisé. Appuyez ensuite sur « Connexion » pour vous retrouver sur l’écran principal présentant toutes les fonctionnalités standard de votre messagerie.
Se connecter à partir d’un client de messagerie
Pour les utilisateurs préférant la praticité d’un client de messagerie (Outlook, Thunderbird…), il est nécessaire de configurer ce dernier au préalable. L’avantage d’un client de messagerie est sa capacité à stocker tous les messages sans avoir à se reconnecter au Webmail par le biais de la page d’authentification. Toutes les informations de paramétrage sont données sur le site du rectorat de Montpellier. Toutefois, voici les paramètres à entrer dans votre logiciel :
Le serveur de courrier entrant POP :
- identifiant et mot de passe : ceux de l’utilisateur ;
- adresse du serveur de courrier entrant : courrier.ac-montpellier.fr ;
- type de connexion : sécurisée suivant SSL, port : 995.
Le serveur de courrier sortant SMTP :
- adresse du serveur de courrier sortant : smtp.ac-montpellier.fr ;
- type de connexion : sécurisée suivant TLS, port : 587.
La synchronisation de courrier IMAP :
- identifiant et mot de passe : ceux de l’utilisateur ;
- adresse du serveur de courrier entrant : courrier.ac-montpellier.fr ;
- type de connexion : sécurisée suivant SSL, port : 993.
Comment créer son compte convergence Montpellier ?
Dans tous les cas, il n’est fait pas nécessaire de créer un compte, car c’est l’administration de l’Académie de Montpellier qui se charge de vous en fournir un. Si vous êtes enseignant ou personnel académique, vous obtenez directement une adresse mail, un identifiant et un mot de passe, en début d’année. Le cas échéant, vous devrez effectuer une demande auprès de votre administration ou de votre rectorat.
Que faire en cas de problème ?
Pour des raisons quelconques, vous pouvez vous retrouver face à des difficultés de connexion ou de navigation. Voici les démarches à suivre pour les résoudre.
Mot de passe et/ou identifiant oubliés
Si malencontreusement, vous avez perdu votre mot de passe, il faudra le réinitialiser. Pour cela, rendez-vous à la page d’authentification et cliquez sur « Mot de passe oublié ou Première connexion ? ». Vous vous retrouverez alors sur la page de l’Assistant à l’Identification Académique (AIDA). Afin de vérifier votre identité et s’assurer que vous n’êtes pas un bot, vous serez amené à fournir dans les champs successifs votre NUMEN et votre date de naissance, ainsi qu’à recopier un Captcha de sécurité. Après avoir appuyé sur « Valider », vous serez guidé pour la suite du processus de réinitialisation.
Problèmes de navigation
Si vous rencontrez des problèmes de navigation ou d’utilisation, le portail académique ACCOLAD du rectorat dispose d’une Foire Aux Questions sur laquelle vous trouverez des solutions aux facteurs de blocages les plus courants, ainsi que des éclairages sur le fonctionnement global de la boîte e-mail. Après cela, vous devrez vous authentifier à l’aide de vos données d’identification.
