Un hôtel ne ferme jamais. Pendant que la salle du restaurant se vide, le veilleur prend la réception, le bar sert ses derniers clients et, dans certains établissements, le room service tourne jusqu’au matin. Pour le responsable RH, ces heures sont les plus délicates à suivre. C’est donc par elles qu’il faut juger un outil de gestion des temps et des activités.
Ce que la convention HCR oblige à compter
Dans l’hôtellerie, un logiciel GTA (logiciel de gestion du temps et des activités) ne se contente pas d’additionner des heures. Il doit isoler celles qui tombent dans la plage de nuit et suivre, salarié par salarié, qui devient travailleur de nuit au sens de la convention collective. Ce statut ouvre des droits au salarié et crée des obligations pour l’employeur.
C’est sur ce type de calcul que les outils conçus pour le secteur font la différence. Badakan en est un exemple : ce logiciel RH français, destiné aux équipes terrain de l’hôtellerie et de la restauration, relie le planning, la badgeuse et la préparation de la paie. Les heures pointées la nuit sont rapprochées du planning prévu, puis transmises en variables de paie sans ressaisie. Le Groupe Barrière, Hyatt ou Airelles figurent parmi ses clients.
Les règles à appliquer sont précises. La convention des hôtels, cafés, restaurants fixe la plage de nuit de 22 heures à 7 heures. Est travailleur de nuit le salarié qui y effectue au moins trois heures de travail effectif, au moins deux fois par semaine, ou au moins 280 heures sur l’année civile, comme le détaille le texte de la convention sur Légifrance. Pour les établissements saisonniers et les saisonniers des établissements permanents, le seuil passe à 70 heures par trimestre civil. En contrepartie, la branche prévoit un repos compensateur de 1 % par heure effectuée la nuit, forfaitisé à deux jours par an pour un salarié à temps plein présent toute l’année.
Là où un outil généraliste coince
Un outil pensé pour des horaires de bureau sait compter des heures supplémentaires. Il gère beaucoup moins bien un veilleur qui enchaîne quatre nuits, puis passe en journée pour couvrir un congé : le décompte doit suivre à la fois le seuil hebdomadaire et le seuil annuel, sans que personne tienne un tableau à côté. Même chose pour un réceptionniste saisonnier, dont le seuil s’apprécie au trimestre. Quant au repos compensateur, il doit apparaître dans un compteur que le salarié peut consulter, sinon il risque de s’accumuler sans jamais être pris.
Le planning compte autant que le pointage. Quand l’occupation baisse en semaine, un hôtel réduit parfois sa présence de nuit ou la confie à un seul salarié polyvalent. Un bon outil signale, au moment où le planning est construit, qu’un changement fait passer quelqu’un au-dessus ou en dessous du seuil de travailleur de nuit, plutôt que de laisser le service paie le constater après coup.
Réception, étages, restaurant : un seul outil ?
Un hôtel réunit des métiers aux rythmes très différents. Les étages travaillent surtout le matin, au fil des départs, la restauration vit avec des coupures, la réception tourne sur 24 heures avec des équipes qui se relaient. Un logiciel de GTA pour l’hôtellerie doit accepter ces règles différentes dans un même établissement, avec un planning par service et une vue d’ensemble pour la direction. Si les étages sont confiés à un prestataire, leurs heures n’ont pas à y figurer : c’est un point à clarifier avant de dimensionner l’abonnement.
Pour départager deux solutions, le plus simple reste de leur soumettre un cas réel : le planning d’un veilleur sur un mois, avec une semaine de remplacement en journée. L’outil qui calcule juste, sans manipulation, a de bonnes chances de tenir le reste.
